BAB I

PENDAHULUAN

1.1.     Latar Belakang

Era Globalisasi saat ini bertumbuh sangat  cepat seiring dengan lajunya perkembangan zaman yang semakin modern akan kemajuan ilmu teknologi. Hal ini ditandai dengan banyaknya pengguna komputer.Pesatnya perkembangan bisnis yang mengadaptasi teknologi informasi, mendorong terjadinya persaingan bisnis.Setiap pelaku bisnis bersaing untuk merebut pangsa pasar dan meraih pelanggan agar menggunakan produk atau jasa dari perusahaan mereka.

Begitu pula yang terjadi pada PT. Pentagon Abadi yang saat ini masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan sistem komputer dalam mengelola data usahanya dan juga data para pelanggannya.Sistem manual menyebabkan data-data menjadi tidak akurat dan tidak cepat dalam melakukan pencatatan sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengerjakannya.Ditambah lagi kondisi toko yang sudah mulai besar dan memiliki beberapa cabang, jadi sangat dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi.

Dengan adanya sistem komputerisasi dengan sistem informasi penjualan akan memudahkan pengolahan data dalam penjualan, pembelian dan persediaan barang pada PT. Pentagon Abadi. Dengan demikian persoalan redudansi data akan berkurang dan menghasilkan laporan yang tepat waktu dan segala jenis masalah administrasi dapat ditangani secara maksimal.

Dalam merancang sebuah sistem informasi penjualan untuk PT. Pentagon Abadi penulis menggunakan Sql Server 2008 dan Visual Studio.Net 2010.Visual Studio.Net merupakan salah satu program aplikasi yang berada dibawah Platform.Net Framework yang merupakan model platform yang memudahan dalam membangun lingkungan aplikasi yang terdistribusi di internet.

1.2.     Ruang Lingkup

Dalam penulisan ilmiah ini penulis membuat sistem informasi penjualan untuk PT. Pentagon Abadi dengan dilengkapi managemen user, transaksi penjualan serta stock barang.Penulis menggunakan software Visual Studio 2010 dan Sql 2008 untuk databasenya.

1.3.     Tujuan

Dengan dilakukannya penulisan ilmiah ini penulis dapat membantu dalam pembuatan Sistem Informasi Penjualan Toko Ram Motor dengan sistem terkomputerisasi, sehingga dapat mempermudah proses dari pengolahan data dan informasi secara efektif dan efisien.

1.4.     Metoda Penelitian

Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam rangka penyusunan penulisan ini, penulis menggunakan metode penulisan yaitu :

a.    Studi Pustaka

Studi ini dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku teori  sebagai referensi untuk mendukung penulisan ilmiah ini.

b.    Wawancara 

Penulis melakukan wawancara kepada salah seorang pegawai guna memperoleh informasi yang diperlukan untuk menunjang penulisan ini.

BAB II

Kebutuhan Aplikasi Bagi PT. Pentagon Abadi

2.1.     Positioning

a.   Business Opportunity

Proyek pengembangan aplikasi penjualan sepeda motorini bertujuan untuk:

mempermudah PT. PENTAGON ABADI dalam menangani masalah penjualan sepeda motor sehingga mempermudah dan mempercepat proses administrasi .

b.    Problem Statement

The problem of	Proses penjualan sepeda bermotor cukup memakan waktu dan  proses manual seringkali terkendala jika printer atau alat cetak kertas rusak. Kemudian konsumen kurang diberi panjelasan skema pembayaran dan pengurusan berkas. Data-data para pembeli bisa saja tercecer dikarenakan masih dalam bentuk kertas, belum digital.
affects	Konsumen yang akan membeli sepeda motor, harus mengajukan berkas yang sebelum ditetapkan diterima atau tidak
the impact of which is	Akan ada masalah bagi pegawai yang harus mengurus berkas yang banyak dalam waktu yang sangat terbatas, seperti misalnya berkas yang dimasukan masukkan masih dalam bentuk paper/kertas yang banyak
a successful solution would be	Menyediakan aplikasi penjualan sepeda bermotor yang dapat digunakan saat proses pembelian sepeda motor atau atau dapat melihat langkah-langkah yang sesuai prosedur pembelian

         

 

c.   Product Position Statement

For	Pegawai PT PENTAGON ABADI
Who	Yang aktif dalam bidang penjualan
The SkywareSkyware Mocycle	Adalah sebuah aplikasi berbasis interface
That	Mempermudah penjualan sepeda bermotor
Unlike	Produk yang dijual,
Our product	Dikembangkan sesuai dengan kebutuhan spesifik

 

d.   Stakeholder and User Descriptions

Sebagai stakeholder adalah Software Engineering Lecture dalam hal ini,

Stanley Karouw., ST., MTI dan Virginia Tulenen., ST., MTI

Sebagai user adalah seluruh pegawai PT PENTAGON ABADI dibidang penjualan

2.2.     Market Demographics

Saat ini teknologi berbasis interface sudah digunakan untuk membantu bisnis proses di suatu perusahaan. Aplikasi penjualan sepeda bermotor ini akan dikembangkan dengan menggunakan aplikasi berbasis interface.

2.3.     Stakeholder Summary

Name	Description	Responsibilities
Manager Marketing		Menjamin tersedianya anggaran pengembangan Menyediakan bisnis proses pengajuan cuti online Mengawasi jalannya proyek pengembangan
Administrator	Pengelola sistem dari aplikasi penjualan sepeda bermotor	Memastikan kebutuhan integrasi dari sistem yang akan dikembangkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh portal TELKOM mengelola workflow aplikasi

2.4.     User Summary

Name	Description	Responsibilities	Stakeholder
Pengaju berkas	Pembeli yang membeli kendaraan sepeda motor	Memasukkan berkas, dan memasukkan biodata
Pemeriksa	Atasan langsung atau atasan tidak langsung (berada dalam satu organisasi yang sama)	Menyetujui atau menolak berkas dan biodata yang masuk
Pemeriksa berkas	Pegawai unit Penjualan yang akan menyetujui permohonan cuti sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku	Menyetujui atau menolak pengajuan berkas, sesuai dengan aturan pembelian perusahaan PT PENTAGON ABADI

2.5.     User Environment

Saat ini PT PENTAGON ABADI sudah memiliki fasilitas manajemen computer yang cukup baik dan para User/Admin bagian marketing dari perusahaan tersebut juga sudah bisa menggunakan computer dengan baik, dalam penggunaan aplikasi ini, PT PENTAGON ABADI menyediakan tiap computer bagi User/Admin dalam bertugas secara masing-masing demi kelancaran transaksi, jadi tanpa harus menunggu User/Admin lain selesai dengan pekerjaannya barulah bisa di lanjutkan.Aplikasi SkywareSkyware Mocycle (Penjualan Sepeda Motor) ini adalah aplikasi User Friendly dan mudah di pelajari oleh para usernya.

2.6.     Stakeholder Profiles

a.    Manager Marketing

Representative	Bpk.
Description	-
Type	Manajemen
Responsibilities	Bertanggung  jawab untuk :  Menjamin tersedianya anggaran pengembangan Menyediakan bisnis proses pengajuan cuti online Mengawasi jalannya proyek pengembangan
Success Criteria	Aplikasi cuti online dapat digunakan sebagaimana mestinya
Involvement	Requirements Reviewer
Deliverables	Sistem aplikasi.
Comments / Issues	-

b.    Administrator

Representative	Bpk.
Description	-
Type	Software Engineer
Responsibilities	Memastikan kebutuhan integrasi dari sistem yang akan dikembangkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh portal TELKOM  Mengelola workflow dari aplikasi
Success Criteria	Aplikasi cuti online dapat diintegrasikan dengan portal TELKOM
Involvement	System Administrator
Deliverables	Sistem aplikasi.
Comments / Issues	-

2.7.	User Profiles
3.6.1	PT PENTAGON ABADI
Representative			Pegawai PT PENTAGON ABADI
Description			Seluruh pegawai bidang marketing PT PENTAGON  yang masih aktif
Type			Adiministrator
Responsibilities			Melakukan penjualan melalui system informasi (SkywareSkyware Mocycle)
Success Criteria			User dapat mengatur penjualan dengan mudah dan benar.
Involvement			System Administrator
Deliverables			Mengatur penjualan untuk aaprover
3.6.2	Pemeriksa
Representative			Manajemen Merketing
Description			Atasan langsung yang bersangkutan
Type			Pemeriksa/ Aaprover
Responsibilities			menyetujui atau menolak pengajuan berkas
Success Criteria			User dapat melakukan approval  berkasdengan mudah dan benar.
Involvement			System User
Deliverables			Approval berkas untuk dilanjutkan kepada Manager berwenang

2.8.     Key Stakeholder or User Needs

Need   Priority          Concerns       Current Solution     Proposed Solutions
Mengetahui cara penjualan motor	1	-	Penjualan diketahui secara manual	Adanya proses untuk memeriksa terlebih dahulu langkah-langkah yang benar dalam penjualan
Waktu proses pengajuan cuti yang lebih cepat dan transparan	2	-	Manual	Adanya online review dari atasan langsung atas formulir cuti karyawan untuk proses approval.
Mengikuti kebijakan / peraturan perusahaan terkait Cuti Karyawan	2	-	-	Bisnis Proses Cuti Online mengikuti Keputusan Direksi (KD)
Proses persetujuan Cuti Online Karyawan oleh atasan langsung dapat didelegasikan	2	-	-	Aplikasi Cuti Online dikembangkan fleksibel dan mengikuti kebijakan baru perusahaan.
Kemudahan akses bagi karyawan kapan pun dan di manapun berada	1	-	-	Akses pengajuan cuti karyawan melalui lokasi yang terhubung dengan IntraNet TELKOM
Proses pengajuan cuti dapat diproses cepat	1	-	Pengajuan cuti memakan waktu cukup lama	Aplikasi cuti memiliki interface yang secara online mengupdate data HR di SAP
Aplikasi dikembangkan tanpa perlu lagi dokumen-dokumen hardcopy.	1	-	Menggunakan Form Kertas	Aplikasi Cuti Online dikembangkan berbasis Web Online
Kecepatan akses dan respond aplikasi Cuti Online oleh karyawan.	2	-	-	Response time maksimal  adalah 3 detik setiap karyawan hendak mengakses aplikasi cuti.
Keamanan data terjamin dan terintegrasi dengan portal TELKOM	1	-	-	Digunakannya proses Single Sign-On (SSO) melalui LDAP TELKOM
Adanya aplikasi ini tidak menyalahi aturan yang diberlakukan oleh vendor Platform	3	-	Tidak ada aturan lisensi (karena manual kertas)	Penerapan Lisensi Platform Aplikasi yang baik dan benar.
Proses pencarian data Cuti dapat disajikan dengan	1	-	-	Labeling data yang tepat dari setiap form
cepat .				pengajuan cuti karyawan
Akses Aplikasi oleh karyawan selalu siap 24 jam sehari 7 hari seminggu	1	-	-	Aplikasi dapat diakses Online oleh seluruh karyawan
Karyawan mengetahui status permohonan cuti yang diajukannya.	1	-	-	Aplikasi dapat menampilkan status permohonan cuti karyawan
Standarisasi form dalam pengembangan aplikasi	2	-	-	Adanya acuan standar penamaan (naming convention) dalam pengembangan aplikasi
Dukungan teknis yang cepat dan baik saat ada masalah aplikasi	2	-	-	Adanya dukungan tim technical support
Akses bantuan secara online pada aplikasi Cuti Online.	2	-	-	Aplikasi menyediakan sarana Online Help untuk panduan penggunaan Cuti Online
Standar dengan platform Windows dan dapat dijalankan di platform windows & linux	1	-	-	Aplikasi Standar dengan platform Windows dan dapat dijalankan di platform windows & linux
Terintegrasi dengan sistem eksisting	1	-	-	Integrasi dengan Portal TELKOM
Akurasi dan realibility sistem > 99%	1	-	-	Melakukan test secara komprehensif
Sistem Cuti Online ditempatkan di dalam lingkungan yang aman dan sesuai	1	-	-	Menempatkan server cuti online di ruang server khusus
Adanya sistem backup dan DRS	1	-	-	Menyiapkan backup dan DRS

2.9.     Alternatives and Competition N/A

Product Overview

a.   Product Perspective

Aplikasi Skyware Mocycle merupakan aplikasi yang terintegrasi dengan database Barang yang menggunakan SAP. Aplikasi ini diakses hanya untuk PT. Pentagon Abadi. Aplikasi ini diberikan hak akses untuk membaca database Barang yang ada di PT. Pentagon Abadi

b.   Summary of Capabilities

Skyware Mocycle Skyware

User Benefit	Supporting Features
Approval	Workflow
Tidak perlu menyiapkan dokumen dalam bentuk hardcopy	Proses approval dilakukan secara digital
Dapat melihat status barang  dengan mudah	Adanya akses ke database yang menyimpan informasi detil Perlengkapan barang
Dapat mengetahui dengan cepat berapa jumlah stok barang  yang masih tersisa	Adanya akses ke database yang menyimpan informasi jual-beli  setiap transaksi
Dapat melihat history dari proses pemasukan dan pengerluarn barang yang telah dilakukan	Adanya akses ke database yang menyimpan informasi detil Produk barang
Admin dapat mengatur workflow	Workflow

c.   Assumptions and Dependencies

Aplikasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan platform yang sama.

d.   Cost and Pricing

Biaya yang timbul digunakan untuk membayar tenaga pengembang / programmer, sedangkan untuk infrastruktur, baik hardware maupun software akan menggunakan yang sudah ada. Biaya pengembangan aplikasi Skyware Mocycle Skyware diestimasikan sebesar lima belas juta rupiah.

e.   Licensing and Installation

Dalam proses pengembangan, license yang digunakan adalah license pengembangan.

2.10.  Product Features

a.   Approval

Fitur ini bertujuan untuk menyediakan approval melalui aplikasi, sehingga tidak diperlukan proses approval secara manual dengan menggunakan tanda tangan.

b.   Akses ke database

Fitur ini bertujuan untuk mengambil dan menyimpan data-data barang yang tersimpan di database stok barang yang menggunakan platform SAP.

c.   Workflow 

Fitur ini bertujuan untuk menyediakan kemampuan workflow dan mangatur workflow atas jalannya.

d.   Menginput stok barang yang datang

Fitur ini bertujuan untuk menyediakan fasilitas untuk memonitoring

e.   Melihat status kelengkapan produk yang mendetail

Fitur ini bertujuan untuk menyediakan informasi status keadaan barang dari perusahaan pengirim

f.    Mengetahui sisa stok barang

Fitur ini bertujuan untuk mengetahui sisa barang

g.   Melihat history transaksi

Fitur ini bertujuan untuk melihat history barang yang dalam pengiriman dan penjualan

BAB III

Analisi Proses Bisnis PT. Pentagon Abadi

3.1. Struktur Organisasi Perusahaan

3.2. ANALISIS

Value Chain PT. PENTAGON ABADI

Kami menganalisi rantai nilai dari proses bisnis perusahaan PT. Pentagon Abadi sehingga kami akan bisa menyarankan proses bisnis mana yang bisa kami sarankan untuk diinvestasikan teknologinya dan kami mengambil data dengan survey langsung di tempat penjualan perusahaan atau show room perusahaan

Gambar Value Chain Perusahaan PT. Pentagon Abadi

Firm Infrastructure

PT. Pentagon Abadi memiliki banyak perencanaan kedepan salah satunya dengan bunga menurun yang ditawarkan untuk kredit 12 bulan sehingga menarik banyak konsumen untuk memiliki kendaraan bermotor kredit.

Human Resource Management

Orang-orang yang bertugas pada perusahaan mempunyai jabatan berdasarkan keahliannya masing-masing tapi beberapa masih kurang beradaptasi

Technologi Development

Perusahaan PT. Pentagon sudah pernah mengiinvestasikan untuk teknologi seperti  kamera pengawas untuk keamanan , Aplikasi pembayaran  dan  beberapa komputer office

Procurement

Untuk memperoleh distribusi kendaraan bermotor PT. Pentagon bekerja sama dengan Perusahaan besar Jepang yaitu YAMAHA dan mengambil segala pemesanan langsung dikirimkan dari Jakarta

3.3.  Potter Forces PT. Pentagon Abadi

-          Pesaing baru sulit untuk bersaing dengan beberapa perusahaan distribusi yang sudah ada karena memerlukan modal yang besar serta banyak konsumen yang sudah menjadi langganan ketiga perusahaan ini

-          Untuk mendapatkan harga yang murah PT. Pentagon Abadi memesan motor dengan memaketkan atau menggrosir , dan perusahaan ini merupakan perusahaan yang sudah lama bekerja sama dengan Perusahaan Produsen YAMAHA

-          Perusahaan Distribusi Motor menghadapi dengan ancaman bisnis oleh pengusaha kredit dan tukar tambah motor yang lebih murah dalam harga kendaraan tapi masih mempunyai keunggulan para perusahaan karena masih banyak pelanggan yang setia dan beberapa asumsi besar masyarakat Manado dengan adanya Produk Baru

-          Begitu besarnya Asumsi dan daya beli masyarakat Manado dan didukung dengan pembayaran kredit dan promosi di beberapa event merupakan keuntungan  PT. Pentagon Abadi

-          Untuk bersaing dengan beberapa pesaing seperti 2 perusahaan di atas PT. Pentagon harus berusaha dalam meningkatkan publikasi di beberapa event dan menginvestasikan beberapa teknologi pembayaran yang lebih instan

 

 

Tahap 1 :
konsumen pergi ke kantor atau event yang ada penjualan motor oleh PT. Pentagon Abadi beserta membawa berkas-berkas yang diperlukan seperti :

1. Kartu keluarga

2. Fotokopi KTP

3. Slip Gaji

Tahap 2 :
Marketing menawarkan produk kepada konsumen dan jenis pembayaran Tunai atau Kredit. Jika Tunai Marketing langsung melihat produk jika ada di tempat showroom maka langsung di check oleh konsumen jika tidak maka marketing akan menghubungi supervisor untuk pengadaan motor. Apabila Konsumen mengajukan pembayaran Kredit maka marketing akan memeriksa berkas-berkas yang ada dan memberikan kepada supervisor

Tahap 3 :

Supervisor akan membuat laporan konsumen yang mengajukan kredit dan barang yang sudah jual dari marketing dan memberikan laporan kepada General Manager

Tahap 4 :

General Manager akan  memberikan tugas kepada bawahannya untuk mengumpulkan data-data konsumen yang mengajukan Kredit untuk jadi pertimbangan persetujuan kredit jika menyetujui General Manager akan menghubungi kepala gudang tentang stok barang

Jika tidak menyetujui kredit maka GM langsung mengirimkan surat untuk menolak kredit motor kepada konsumen.

Tahap 5 :

Kepala Gudang akan memonitori dan membuat laporan keluar masuk barang kepada General Manager

Tahap 6 :

General Manager mengajukan laporan dan laporan permintaan barang kepada Direktur untuk persetujuan

Tahap 7:

Setelah disetujui direktur maka barang akan di pesan dan dikirimkan langsung ke gudang penyimpanan

Tahap 8 :
Kepala Gudang akan mengirimkan langsung produk ke showroom atau tempat penjualan dan melaporkan kepada GM

Tahap 9 :
Produk di terima supervisor untuk di periksa kelengkapannya sebelum diberikan kepada marketing untuk melakukan transaksi dan membuat laporan tentang penjualan barang serta perlengkapan

Tahap 10 :
Marketing melakukan transaksi langsung dengan konsumen dan membuat bukti pembayaran dan membuat laporan penjualan motor untuk supervisor

Pada Proses bisnis ini yang perlu di perhatikan :

1. Waktu Pengadaan Motor memakan waktu minimal 2-3 hari untuk kredit dan max 5 minggu jika barang masih di order

2. Laporan banyak yang harus di buat :

-  Laporan penjualan marketing ke supervisor

-  Laporan Penjualan dan pengajuan kredit supervisor ke General Manager

-  Laporan keluar barang dari gudang kepala gudang ke General Manager

-  Laporan Penghasilan dan orderan General Manager ke direktur

- Laporan Masuk barang dari kepada gudang ke General Manager

- Laporan Kelengkapan Supervisor untuk General Manager

Tahap 1 :

Sama seperti proses bisnis sekarang konsumen membawa berkas-berkas ke tempat penjualan PT. Pentagon Abadi

Tahap 2:
Konsumen dapat langsung melihat stok motor yang ada pada penjualan PT. Pentagon dengan dipandu oleh Marketing dan jika pembayaran tunai langsung melakukan transaksi dengan motor yang sudah ada dan sudah diperiksa kelengkapan oleh marketing maka database tercantum dengan kelengkapan yang diiisi oleh kepala gudang dan menginput penjualan motor.

Jika kredit maka marketing akan menginput ke database pemohon ijin kredit dan mengisi kelengkapan berkas-berkas konsumen dan akan di periksa General Manager

Tahap 3:

General Manager akan memeriksa Database pengajuan kredit dan memberikan persetujuan serta memonitoring langsung stok-stok barang yang ada. Jika produk belum ada maka akan terlihat langsung di monitor maka akan di antisipasi oleh GM

Tahap 4 :
Kepala Gudang akan menginput semua barang-barang pemesanan yang masuk ke gudang dan menginput jumlah barang yang keluar dari gudang

Tahap 5:
GM akan menyetujui barang yang keluar dari gudang setelah barang sampai di tempat penjualan

Tahap 6:
Marketing mempunyai database yang masuk ke dalam tempat penjualan sehingga dapat langsung melakukan transaksi dan proses transaksi

Perbedaannya :

1. Dalam Database tempat penjualan GM langsung dapat melihat proses penjualan yang ada dan perlu adanya fitur laporan

2. Dalam Database gudang juga GM dapat memonitori dan membuat laporan langsung untuk pemasukan dan pengeluaran barang membantu GM dapat penyusunan laporan penghasilan kepada direktur

3. Waktu dapat dipersingkat dan direktur dapat memonitoringnya langsung

BAB IV

Kesimpulan

Perusahaan ini memerlukan Database penjualan dan Database Gudang sesuai permintaan perusahaan yang didukung dengan fitur pencetak langsung laporan untuk meningkatkan kinerja dan efektifitas waktu agara dapat bersaing dengan pesaing-pesaingnya yang ada di Manado.

Dan untuk menunjang pemasaran perlu adanya website disarankan untuk lebih menarik perhatian konsumen yang ada di masyarakat Manado